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En habitissimo nos preocupamos para que te sientas lo mejor posible y hemos empezado a dar formación y soporte en técnicas de productividad personal y Getting Things Done de manera interna.

En esta entrada te contamos qué es la productividad personal y te presentamos una introducción a Getting Things Done para que conozcas un poco todo este mundo.

¿Qué es la productividad personal?

La productividad personal es el conjunto de hábitos y técnicas que podemos aplicar a nivel individual en nuestro día a día, de tal forma que podamos trabajar mejor, tener una vida más organizada y alcanzar los objetivos que nos planteemos.

En realidad, todo el mundo sin distinción se ha procurado unos hábitos que le permiten completar las tareas que tiene pendientes e incluso alcanzar los objetivos personales que se plantee. Ahora bien, existen una serie de técnicas y metodologías asociadas a la productividad personal que cuentan con un reconocimiento general, incluso avalado científicamente, que permiten obtener mejores resultados de forma más cómoda.

Getting Things Done

Entre todas estas metodologías reconocidas estaría Getting Things Done o GTD, que es seguramente la metodología de productividad personal de más éxito actualmente. En las siguientes líneas os presentamos un resumen muy breve de GTD.

En GTD se necesitan únicamente listas de elementos, un calendario y una serie de hábitos que debemos seguir diariamente. Podemos implementar GTD tanto en papel como mediante herramientas de gestión de tareas y cualquier sistema es bueno si estamos contentos con él. Algunos ejemplos de este tipo de herramientas serían: Asana, Evernote, FacileThings, Nirvana, Remember The Milk, Todoist, Trello y muchas más.

Funcionamiento de GTD

Getting Things Done se asienta en los siguientes hábitos básicos:

  1. En todo momento, debemos poner por escrito todas las tareas, compromisos, objetivos y deseos de todo tipo que nos vengan a la cabeza en nuestras listas de entrada.
  2. Después, debemos decidir qué hacemos con las anotaciones tomadas en las listas de entrada:
    • Quizá son tareas que debemos hacer cuando podamos.
    • O bien queremos dejarlas para más adelante.
    • Las podemos delegar a alguien si no debemos encargarnos nosotros.
    • O eliminarlas si no tienen sentido o no queremos hacer nada con ello.
  3. Posteriormente, tenemos que organizar las entradas anteriores que no hayamos borrado:
    • Las añadimos a listas de tareas diferenciadas por contextos si son tareas que debemos hacer cuando podamos. Los contextos son lugares, herramientas o personas que necesitamos para realizar la tarea: un ordenador, el móvil, cuando estamos en casa, cuando estamos en el trabajo, un amigo, etc.
    • Si son tareas que deberemos hacer en una fecha concreta, las agregamos a nuestro calendario y nos olvidamos hasta entonces.
    • Y si queremos dejarlo para más adelante, la añadimos a la lista de algún día.
  4. En el momento que queramos realizar una tarea pendiente deberemos escoger las tareas por este orden: primero seleccionaremos las tareas según el contexto en el que nos encontremos, después según el tiempo disponible, posteriormente a partir de la energía que tengamos en ese momento según los requisitos de la tarea y finalmente a partir de la prioridad.
    Concretamente, en GTD no se contempla asignar etiquetas a las tareas por prioridad, así que se acabó marcar las tareas con prioridad alta, media o baja. Las prioridades pueden cambiar rápidamente y así nos evitamos un trabajo adicional.
    En su lugar, deberemos crear un nuevo hábito que nos permita reconocer las prioridades de las tareas directamente al consultar un listado de tareas, en función del resto de información asociada, como su fecha de entrega, quién nos la ha solicitado, si forma parte de un objetivo importante para nosotros, etc.
  5. Finalmente, una vez a la semana como mínimo, deberemos revisar todas las listas y el calendario para asegurarnos que lo tenemos todo al día.

Además, debemos destacar también los niveles de perspectiva de GTD, que están formados por las siguientes listas de elementos:

  • Listado de proyectos: es el listado de objetivos a corto plazo.
  • Áreas de responsabilidad: en este caso, es el listado de todas las áreas de nuestra vida a las que debemos prestar atención y dedicación para encontrar un equilibrio. Por ejemplo: nuestra familia, los amigos, el trabajo, el deporte, la salud, el ocio, etc.
  • Listado de objetivos: en este caso incluiríamos aquí los objetivos para un plazo máximo de 2 años.
  • Listado de visiones: en esta lista daríamos de alta los objetivos personales para un plazo máximo de 5 años.
  • Propósito de vida: y en esta lista deberíamos incluir lo que nos define como personas y nuestros valores que queremos seguir para sentirnos bien con nosotros mismos.

Por otro lado, la mayor complejidad de Getting Things Done y de otras metodologías similares reside en modificar nuestros hábitos. El motivo es que hemos aprendido durante toda la vida unos hábitos que debemos cambiar por los propuestos por estas metodologías. Esto provoca que al principio nos cueste mucho entrar en estas metodologías y muchas veces las acabemos abandonando.

Beneficios de GTD

Una vez que hayamos integrado estas técnicas en nosotros, podremos obtener muchos beneficios, entre los que destacarían:

  • Podremos trabajar con mucho menos estrés, sin importar el número de tareas pendientes que tengamos.
  • Seremos más efectivos en nuestras tareas porque será mucho más sencillo concentrarnos en lo que estamos haciendo.
  • Alcanzaremos un equilibrio entre todas las responsabilidades personales y evitaremos descuidar todo lo que es importante para nosotros.
  • Y podremos disfrutar mucho más del trabajo y la vida en general.

Además, GTD ha tenido siempre una gran aceptación entre las personas con trabajos técnicos, para los que se requiere tener una gran capacidad de concentración y tener en cuenta muchos detalles para finalizar las tareas satisfactoriamente.

Mediante GTD, además de los beneficios anteriores, como técnicos seremos mucho más creativos para resolver los retos que se nos presenten, sabremos gestionar mejor nuestra capacidad de concentración, podremos atender más fácilmente las interrupciones en nuestro trabajo y tendremos bajo control todos los puntos que debemos tener en cuenta en la realización de las tareas por complejas que sean.

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